CH20 PENGENALAN PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

17 DESEMBER 2018

CHAPTER 20

PENGENALAN PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Pendahuluan

Perusahaan mengubah sistem mereka karena beberapa alasan berikut:

• Perubahan dalam kebutuhan pengguna atau bisnis
• Perubahan teknologi
• Peningkatan proses bisnis
• Keunggulan kompetitif
• Keuntungan produktivitas
• Integrasi sistem
• Sistem menua dan perlu diganti

Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Analsis Sistem      Langkah pertama dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem, dimana informasi dibutuhkan untuk pembelian, mengembangkan, atau memodifikasi suatu sistem yang dikumpulkan.

Figure20-1

Desain Konseptual     Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna.

Desain Fisik     Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna ke dalam spesifikasi terperinci yang digunakan untuk mengkode dan menguji program komputer, merancang input dan output dokumen, membuat file dan basis data, mengembangkan prosedur, dan membangun kontrol ke dalam sistem baru.

Pelaksanaan dan Konversi     Semua elemen dan aktivitas dalam sistem berkumpul bersama dalam fase pelaksanaan dan konversi.

Operasi dan Pemeliharaan      Selama operasi dan pemeliharaan, sistem baru ditinjau secara berkala dan modifikasi dibuat ketika masalah muncul atau ketika kebutuhan baru menjadi jelas.

Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk berhasil mengembangkan dan mengimplementasikan AIS.

MANAJEMEN     Peran pengembangan sistem manajemen yang paling penting adalah untuk menekankan pentingnya melibatkan pengguna dalam proses, untuk memberikan dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan untuk menyelaraskan sistem dengan strategi perusahaan.

AKUNTAN DAN PENGGUNA LAINNYA     Pengguna AIS mengomunikasikan kebutuhan informasi mereka kepada pengembang sistem.

KOMITE SISTEM INFORMASI      Komite sistem informasi di tingkat eksekutif mengendalikan dan mengawasi fungsi sistem informasi.

TIM PENGEMBANGAN PROYEK     Setiap proyek pengembangan memiliki tim analis sistem dan manajer spesialis, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengembangannya.

ANALISIS DAN PROGRAM SISTEM     Analis sistem mempelajari sistem yang ada, merancang yang baru, dan menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

Pemrogram komputer menulis program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh para analis. Mereka juga memodifikasi dan memelihara program komputer yang ada.

PEMAIN EKSTERNAL     Pelanggan, vendor, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan peran dalam pengembangan sistem.

Perencanaan Pengembangan Sistem

Diperlukan dua rencana pengembangan sistem:

1. Rencana pengembangan proyek
2. Rencana utama

Teknik Perencanaan

Teknik evaluasi dan ulasan program (PERT) mensyaratkan bahwa semua kegiatan dan hubungan preseden dan selanjutnya di antara mereka harus diidentifikasi.

Figure20-2

Gantt chart (Figure20-3) adalah diagram batang dengan kegiatan proyek di sisi tangan kiri dan satuan waktu di bagian atas.

Table20-1

Analisis Kelayakan

Seperti yang ditunjukkan dalam Figure20-1, studi kelayakan (atau kasus bisnis) disiapkan selama analisis sistem dan diperbarui seperlunya selama SDLC.

Figure20-3

Ada lima aspek penting yang perlu dipertimbangkan selama studi kelayakan:

1. Kelayakan ekonomi
2. Kelayakan teknikal
3. Kelayakan hukum
4. Kelayakan penjadwalan
5. Kelayakan operasional

Penganggaran Modal: Menghitung Kelayakan Ekonomi

Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang umum digunakan:

1. Periode pengembalian
2. Net present value (NPV)
3. Tingkat pengembalian internal (IRR)

Payback, NPV, dan IRR diilustrasikan dalam analisis kelayakan yang ditampilkan dalam Table20-8.

Table20-2

Aspek Perubahan Perilaku

Mengapa Masalah Perilaku Terjadi?

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang merugikan, orang harus memahami mengapa resistensi terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk yang berikut:

• Takut
• Dukungan manajemen puncak
• Pengalaman dengan perubahan sebelumnya
• Komunikasi
• Sifat perubahan yang mengganggu
• Cara di mana perubahan diperkenalkan
• Bias dan emosi
• Karakteristik dan latar belakang pribadi

Mencegah Masalah Perilaku

Elemen manusia, yang seringkali merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi perusahaan dalam mengimplementasikan suatu sistem, dapat diperbaiki dengan memperhatikan pedoman berikut:

• Dapatkan dukungan manajemen
• Memenuhi kebutuhan pengguna
• Libatkan pengguna
• Singkirkan ketakutan, dan tekankan peluang baru
• Hindari emosionalisme
• Berikan pelatihan
• Periksa kembali evaluasi kinerja
• Biarkan jalur komunikasi tetap terbuka
• Uji sistemnya
• Buat sistem tetap sederhana, dan memanusiakannya
• Kendalikan ekspektasi pengguna

Analisis Sistem

Investigasi Awal

Investigasi awal dilakukan untuk menyaring permintaan untuk pengembangan sistem.

 Figure20-4

Proposal untuk melakukan analisis sistem disiapkan untuk proyek yang disetujui. Proyek ini diberi prioritas dan ditambahkan ke rencana induk. Table20-3 menunjukkan isi informasi proposal untuk melakukan analisis sistem.

Survei Sistem

Survei sistem adalah studi ekstensif SIA saat ini yang memiliki tujuan sebagai berikut:

• Mendapatkan pemahaman tentang operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan; Kekuatan dan kelemahan SIA; dan perangkat keras, perangkat lunak, dan personel yang tersedia
• Buat penilaian awal dari kebutuhan pemrosesan saat ini dan di masa depan, dan tentukan sejauh mana sifat perubahan yang dibutuhkan
• Mengembangkan hubungan kerja dengan pengguna, dan bangun dukungan untuk SIA
• Kumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi kepada manajemen

Table20-3

Table20-4

Table20-5

Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Table20-6 adalah sistem dari persyaratan sistem.

Figure20-5 adalah pandangan lucu tentang jenis masalah komunikasi yang terkait dengan proses ini.

Table20-6

Figure20-5

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan AIS:

1. Tanyakan kepada pengguna apa yang mereka butuhkan
2. Menganalisis sistem eksternal
3. Periksa sistem yang ada
4. Buat prototipe

Table20-7

Table20-8 

CH19 TOPIK KHUSUS DALAM PEMODELAN REA

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

17 DESEMBER 2018

CHAPTER 19

TOPIK KHUSUS DALAM PEMODELAN REA

Topik Permodelan Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Tambahan
Figure19-1 dan 19-2 menampilkan diagram REA yang sudah termasuk peristiwa tambahan untuk masing-masing siklus pendapatan dan pengeluaran. Table19-1 dan 19-2 menunjukkan bagaimana mengimplementasikan model ini dalam basis data relasional.

Peristiwa Siklus Pendapatan Tambahan dan Penempatan Atribut
Figure19-1 memisahkan aktivitas gudang untuk pemenuhan pemesanan dari aktivitas pengiriman pesanan kepada pelanggan yang sebenarnya. Hubungan antara peristiwa Pengambilan Pesanan Pelanggan dan Memenuhi Pesanan Pelanggan direpresentasikan sebagai satu-ke-banyak (1:N). Hubungan antara peristiwa Memenuhi Pesanan Pelanggan dan Pengiriman Pesanan adalah 1:1.

Figure19-1

Tabel19-1 menunjukkkan bahwa kunci utama dari peristiwa Pengiriman Pesanan adalah nomor pengiriman.

Table19-1

Peristiwa Siklus Pengeluaran Tambahan dan Penempatan Atribut
Kebanyakan entitas dan hubungan digambarkan dalam Figure19-2 yang sudah dijelaskan dalam dua chapter terakhir. Satu yang baru adalah peristiwa Permintaan Persediaan.

Figure19-2

Table19-2 menunjukkan bahwa kos informasi ditempatkan dalam beberapa tabel.

Table19-2

Dengan penempatan kos dalam setiap pesanan dengan jumlah yang dibeli, sistem dapat menghitung kos persediaan akhir yang sebenarnya dan perhitungan kos barang yang terjual untuk setiap metode penilaian persediaan yang diterima (LIFO/ MTKP, FIFO/ MPKP, rata-rata tertimbang, atau identifikasi khusus).

Figure19-3

Penjualan Jasa
Entitas jasa dalam Figure19-3 berisi informasi tentang kegiatan yang menghasilkan pendapatan organisasi.
Figure19-3 termasuk hubungan antara peristiwa Penjualan dan keduanya Jasa dan entitas Sumber Daya Persediaan.


Akuisisi Jasa Tidak Berwujud
Tambahan untuk pembelian persediaan, peralatan, dan bangunan, organisasi juga memperoleh berbagai jasa tidak berwujud, seperti akses internet, jasa telepon, dan utilitas. Figure19-4 menunjukkan bagaimana model kegiatan tersebut.

Figure19-4


Aset Digital
Bagaimana dengan aset digital? Perusahaan yang menjual software, musik, atau foto digital melalui internet menyerahkan salinan digital dari sumber daya tersebut, tetapi bukan sumber daya asli barang tersebut.


Transaksi Sewa
Beberapa bisnis menghasilkan pendapatan melalui transaksi sewa, daripada penjualan. Figure19-5 menunjukkan bagaimana cara memodelkan transaksi tersebut.

Figure19-5

Figure19-5 menunjukkan bagaimana peristiwa penyewaan barang berkaitan dengan peristiwa Penerimaan Kas dan Pengembalian Barang.


Fitur REA Tambahan
Peran Karyawan
Figure19-1 dan 19-2 menggambarkan peran dimainkan oleh karyawan (mis., pramuniaga, karyawan gudang, dll.).

Hubungan Peristiwa Agen M:N
Figure19-2 menggambarkan hubungan antara peristiwa Penerimaan Persediaan ddan pekerja sebagai M:N.

Lokasi
Figure19-2 mengenalkan dua entitas baru: Gudang dan Institusi Keuangan.

Hubungan Antara Sumber Daya dan Agen
Figure19-2 juga termasuk hubungan M:N antara entitas Persediaan (Sumber Daya) dan entitas Pemasok (Agen).


Model REA Siklus Produksi
Figure19-6 adalah model data untuk aktivitas siklus dasar produksi dari perusahaan manufaktur dan Table19-3 mencantumkan tabel yang diperlukan untuk mengimplementasikan model itu dalam basis data relasional, bersama dengan penempatan berbagai atribut.

Figure19-6
Ada 4 peristiwa utama yang menarik termasuk dalam diagram siklus REA khas produksi:

1. Penerbitan bahan baku
2. Penggunaan tenaga kerja dalam produksi
3. Penggunaan mesin dan peralatan dalam produksi
4. Produksi produk jadi baru, diwakili oleh peristiwa kerja-dalam-proses

Entitas Tambahan-Hak Milik Intelektual

Figure19-6 termasuk tiga tipe spesial entitas- Penagihan material, Daftar Operasi Pekerjaan, dan Daftar Operasi Mesin- yang ditempatkan dalam porsi penting dalam hak milik intelektual perusahaan manufaktur.

Figure19-3

Peristiwa Siklus Produksi

Data tentang bahan baku aktual digunakan dalam produksi ditempatkan dalam entitas Masalah Bahan Baku.

Fitur REA Baru

Lihat Figure19-6 berbeda dari diagram REA sebelumnya yang menunjukkan hanya satu agen terkait dengan peristiwa Kinerja Operasi Kerja (dan Kinerja Operasi Mesin).

Figure19-6 juga menggambarkan hubungan 1:N antara pekerja dengan supervisors.

Model Data HR / Payroll Gabungan

Entitas Siklus HR

Lihat Figure19-7 entitas pekerja dikaitkan dengan hampir setiap entitas lain dalam diagram, mencerminkan pentingnya karyawan bagi organisasi.

Figure19-7

Melacak Waktu Karyawan

Tidak setiap organisasi mengumpulkan data tentang penggunaan waktu oleh karyawannyam dalam hal ini tidak diperlukan entitas Penggunaan Waktu.

Model Data Aktivitas Pendanaan

Figure19-8 adalah diagram REA dari dua aktivitas keuangan.

Figure19-8

CH18 IMPLEMENTASI MODEL REA DALAM BASIS DATA RELASIONAL

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

10 DESEMBER 2018

CHAPTER 18

IMPLEMENTASI MODEL REA DALAM BASIS DATA RELASIONAL

Mengintegrasikan Diagram REA Di Seluruh Siklus

Figure18-1 dan Figure18-2 dijelaskan dalam Chapter 17, jadi pada Chapter 18 akan fokus pada Figure18-3. Figure18-3 menggambarkan porsi bagian penggajian dalam suatu perusahaan dalam aktivitas siklus penggajian.

Figure18-1

Figure18-2

Figure18-3

Aturan untuk Menggabungkan Diagram REA

Menggabungkan Entitas Sumber Daya yang Berlebihan

Figure18-4

Menggabungkan Entitas Acara yang Berlebihan

Memvalidasi Keakuratan Diagram REA Terpadu

Chapter 17 menyajikan tiga prinsip dasar untuk menggambar diagram REA untuk siklus bisnis individu; diskusi sebelumnya untuk menggabungkan diagram seperti itu ke dalam satu model tunggal perusahaan menambah dua aturan lagi. Dengan demikian, diagram REA yang digambar dengan benar dan terintegrasi harus memenuhi lima aturan ini:

1. Setiap peristiwa harus dikaitkan setidaknya dengan satu sumber daya
2. Setiap acara harus dikaitkan dengan dua agen yang berpartisipasi dalam acara itu
3. Setiap peristiwa yang melibatkan disposisi sumber daya harus dikaitkan dengan peristiwa yang melibatkan akuisisi sumber daya. (Ini mencerminkan dualitas ekonomi yang mendasari pertukaran ekonomi "memberi-untuk-mendapatkan".)
4. Setiap sumber daya harus dikaitkan setidaknya dengan satu peristiwa yang menambah sumber daya itu dan setidaknya satu peristiwa yang mengurangi sumber daya itu.
5. Jika peristiwa A dapat dihubungkan ke lebih dari satu peristiwa lain, tetapi tidak dapat dihubungkan secara bersamaan dengan semua peristiwa lainnya, maka diagram REA harus menunjukkan bahwa peristiwa A terkait dengan minimum 0 dari masing-masing peristiwa lainnya.

Menerapkan Diagram REA dalam Basis Data Relasional

Tiga tahapan untuk menerapkan diagram REA dalam basis data relasional:

1. Buat tabel untuk setiap entitas yang berbeda dalam diagram dan untuk setiap hubungan banyak ke banyak
2. Tetapkan atribut ke tabel yang sesuai
3. Gunakan kunci asing untuk menerapkan hubungan satu-ke-satu dan satu-ke-banyak

Langkah 1: Buat Tabel untuk Setiap Entitas Berbeda dan Hubungan M:N

Table18-1

Langkah 2: Tetapkan Atribut ke Tabel yang Sesuai

IDENTIFIKASI KUNCI UTAMA     Seperti dijelaskan dalam Chapter 4, setiap tabel dalam basis data relasional harus mempunyai kunci utama, terdiri dari atribut, atau combinasi atribut, yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel itu.

Biasanya kunci utama dari sebuah tabel menampilkan sebuah entitas adalah atribut tunggal. Kunci utama untuk hubungan tabel M:N, namun, selalu terdiri dari dua atribut yang menampilkan kembali kunci utama untuk setiap entitas yang berkaitan dalam hubungan itu. Kunci primer multi-atribut disebut kunci bersambung.

TETAPKAN ATRIBUT LAIN KE TABEL YANG SESUAI     Atribut tambahan disamping kunci utama dimasukkan dalam setiap tabel untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.

HARGA DAN KOS DATA     Dalam Table18-1, perhatikan informasi tentang harga dan kos disimpan dalam atribut di beberapa tabel berbeda.

DATA KUMULATIF DAN DAPAT DIHITUNG     Perhatikan Table18-1 tidak berisi data kumulatif, seperti "kuantitas-di-tangan" di dalam tabel persediaan, atau data yang dapat dihitung, seperti "jumlah total penjualan" dalam tabel penjualan.

Langkah 3: Gunakan Kunci Asing untuk Melaksanakan Hubungan 1:1 dan 1:N

MENGGUNAKAN KUNCI ASING UNTUK MELAKSANAKAN HUBUNGAN 1:1     Dalam basis data relasional, hubungan 1:1 antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama dari salah satu entitas sebagai kunci asing dalam tabel yang mewakili entitas lain.

MENGGUNAKAN KUNCI ASING UNTUK MELAKSANAKAN HUBUNGAN 1:N     Sama dengan hubungan 1:1, hubungan 1:N juga harus diimplementasikan dalam basis data relasional dengan kunci asing. Hanya ada satu cara untuk melakukan itu: Kunci utama dari entitas yang dapat dikaitkan dengan contoh berganda dari entitas lain harus menjadi kunci asing pada entitas lain.

Memeriksa Kelengkapan

Ketika semua atribut sudah ditetapkan dalam tabel, persyaratan dasar untuk merancang basis data relasional terstruktur dengan baik yang dibahas pada Chapter 4 dapat digunakan sebagai pemeriksaan akurasi akhir:

1. Setiap tabel harus memiliki kunci utama
2. Atribut nonkey lainnya di setiap tabel harus berupa fakta tentang hal yang ditentukan oleh kunci utama atau kunci asing yang digunakan untuk menautkan tabel itu ke tabel lain
3. Setiap atribut dalam setiap tabel bernilai-tunggal (mis., setiap tabel adalah file datar)

Menggunakan Diagram REA untuk Mengambil Informasi dari Database

Membuat Jurnal dan Buku Besar

Menghasilkan Laporan Keuangan

Membuat Laporan Manajerial

CH17 PERANCANGAN BASIS DATA MENGGUNAKAN MODEL DATA REA

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

10 DESEMBER 2018

CHAPTER 17

PERANCANGAN BASIS DATA MENGGUNAKAN MODEL DATA REA

PENDAHULUAN

Bab ini memperkenalkan topik pemodelan data, satu aspek dari desain database yang harus dipahami oleh akuntan.

PROSES PERANCANGAN BASIS DATA

Figure17-2 menunjukkan 5 langkah dasar dalam perancangan basis data. 

Tahap pertama (analisis sistem) terdiri dari perencanaan awal untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. 

Tahap kedua (desain konseptual) termasuk mengembangkan skema yang berbeda untuk sistem baru pada tingkat konseptual, eksternal, dan internal.

Tahap ketiga (desain fisik) terdiri dari menerjemahkan skema tingkat internal ke struktur database aktual yang akan diimplementasikan dalam sistem baru.

Tahap keempat (implementasi dan konversi) mencakup semua kegiatan yang terkait dengan mentransfer data dari sistem yang ada ke SIA database baru, menguji sistem baru, dan melatih karyawan bagaimana menggunakannya.

Tahap terakhir adalah menggunakan dan memelihara sistem baru.

Figure17-1

Pemodelan data adalah proses mendefinisikan database sehingga dengan setia mewakili semua aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal.

DIAGRAM ENTITY-RELATIONSHIP

Diagram entity-relationship (E-R) adalah teknik grafis untuk menggambarkan skema basis data. Ini disebut diagram E-R karena menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan penting di antara mereka.
Dalam diagram E-R, entitas digambarkan dengan segitigas. Sayangnya, bagaimanapun tidak ada standar industri untuk aspek lain dari diagram E-R.

Figure17-2

MODEL DATA REA
Model data REA berfokus pada semantik yang mendasari kegiatan rantai nilai organisasi.

Tiga tipe dasar entitas
Model data REA dinamakan begitu karena itu mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga kategori berbeda: sumber daya yang diperoleh dan digunakan organisasi, peristiwa (kegiatan bisnis) di mana organisasi terlibat, dan agen yang berpartisipasi dalam acara ini. Figure17-3 menyediakan contoh dari tiga tipe entitas ini.

Figure17-3

Menata Hubungan: Template REA Dasar
Figure 17-4 menyajikan pola dasar ini. Fitur penting dari pola adalah sebagai berikut:

1. Setiap peristiwa terhubung setidaknya dengan satu sumber daya yang terpengaruh
2. Setiap peristiwa terhubung setidaknya dengan satu acara lainnya
3. Setiap peristiwa terhubung setidaknya dengan dua agen yang berpartisipasi

ATURAN 1: SETIAP PERISTIWA ENTITAS HARUS DIHUBUNGKAN SETIDAKNYA DENGAN SATU ENTITAS SUMBER DAYA     Peristiwa terkait harus dihubungkan setidaknya dengan satu sumber daya yang mereka pengaruhi.

ATURAN 2: SETIAP PERISTIWA ENTITAS HARUS DIHUBUNGKAN SETIDAKNYA DENGAN SATU PERISTIWA ENTITAS LAINNYA

Figure17-4

Figure17-5

ATURAN 3: SETIAP PERISTIWA ENTITAS HARUS DIHUBUNGKAN SETIDAKNYA DENGAN DUA AGEN YANG BERPARTISIPASI

MENGEMBANGKAN DIAGRAM REA

Chapter ini berfokus pada pengembangan diagram REA untuk siklus bisnis tunggal.

Mengembangkan diagram REA untuk siklus bisnis spesifik terdiri pada tiga langkah berikut:

1. Identifikasi peristiwa yang manajemen ingin kumpulkan informasinya
2. Identifikasi sumber daya yang terkena dampak dari setiap peristiwa dan agen yang berpartisipasi dalam peristiwa itu
3. Tentukan kardinalitas masing-masing hubungan

Langkah 1: Identifikasi Peristiwa yang Berhubungan

Figure17-6

Chapter 12 mengjelaskan bahwa siklus pendapatan biasanya terdiri dari empat kegiatan berurutan:

1. Mengambil pesanan pelanggan
2. Memenuhi pesanan pelanggan
3. Menagih pelanggan
4. Menerima pembayaran dari pelanggan

Langkah 2: Identifikasi Sumber Daya dan Agen

Setelah peristiwa yang berhubungan telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut perlu diidentifikasi. Ini melibatkan menjawab tiga pertanyaan:

1. Apa sumber daya ekonomi yang dikurangi dengan peristiwa "Give"?
2. Apa sumber daya ekonomi yang diakuisisi dengan peristiwa "Get"?
3. Apa sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh acara komitmen?

Langkah 3: Menentukan Kardinalitas Hubungan

Kardinalitas menggambarkan sifat hubungan antara dua entitas dengan menunjukkan berapa banyak contoh dari satu entitas yang dapat dihubungkan ke setiap contoh spesifik dari entitas lain.

Table17-1

Kardinalitas minimum dapat berupa nol (0) atau satu (1), tergantung pada apakah hubungan antara kedua entitas bersifat opsional (kardinalitas minimum adalah nol; lihat baris satu dan tiga) atau wajib (kardinalitas minimum adalah satu, seperti dalam baris dua dan empat).

Kardinalitas maksimum dapat berupa satu atau banyak (simbol kaki gagak), tergantung pada apakah setiap contoh entitas A dapat dihubungkan ke paling banyak satu contoh (seperti pada dua baris teratas) atau berpotensi banyak contoh dari entitas B (seperti pada dua baris terbawah).

TIGA TIPE HUBUNGAN     Tiga tipe dasar hubungan antar entitas dimungkinkan, tergantung pada kardinalitas maksimum yang terkait dengan masing-masing entitas (kardinalitas minimum tidak masalah):

1. Hubungan satu-ke-satu (1:1) ada ketika kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungan itu adalah 1 (lihat Figure 17-7, panel A).
2. Hubungan satu-ke-banyak (t: N) terjadi ketika kardinalitas maksimum dari satu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum untuk entitas lain dalam hubungan itu banyak (lihat Figure 17-7, panel B dan C)
3. Hubungan banyak-ke-banyak (M: N) terjadi ketika kardinalitas maksimum untuk kedua entitas dalam hubungan tersebut banyak (Figure 17-7, panel D).

Figure17-7

CH16 JURNAL UMUM DAN SISTEM PELAPORAN

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

3 DESEMBER 2018

CHAPTER 16

BUKU BESAR UMUM DAN SISTEM PELAPORAN

PENDAHULUAN

Bab ini mendiskusikan operasi proses informasi terlibat dalam memperbarui buku besar umum dan mempersiapkan laporan rangkuman hasil dari aktivitas organisasi. Seperti dalam Figure16-1, buku besar umum dan sistem pelaporan memainkan peran sentral dalam sistem informasi akuntansi perusahaan. Fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut:

• Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam Bab 12 hingga 15 memberikan informasi tentang transaksi reguler. (Hanya data utama yang mengalir dari masing-masing subsistem yang digambarkan, untuk menjaga figur tetap rapi).
• Bendahara memberikan informasi tentang aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau pengunduran utang dan instrumen ekuitas dan pembelian atau penjualan sekuritas investasi.
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran.
• Pengontrol menyediakan entri yang disesuaikan.

Figure16-2 menampilkan aktivitas dasar dilakukan dalam siklus buku besar umum dan pelaporan umum.

Figure16-1

Figure16-2

BUKU BESAR UMUM DAN SISTEM PELAPORAN

Figure16-3 menunjukkan desain khas dari buku besar umum dan sistem pelaporan online.

Proses

Database terpusat harus diatur dengan cara yang memfasilitasi pemenuhan kebutuhan informasi yang bervariasi dari pengguna internal dan eksternal.

Ancaman dan Pengendalian

Figure16-3 menunjukkan bahwa semua buku besar umum dan aktivitas siklus pelaporan tergantung pada database terintegrasi. Karena itu, ancaman umum pertama di daftar pada Table16-1 adalah data buku besar umum yang tidak akurat atau tidak valid.

Figure16-3

Table16-1

MEMPERBARUI BUKU BESAR UMUM

Proses

Pembaruan terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber:

1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara. Figure16-4 menunjukkan contoh dari layar entri jurnal yang khas untuk sistem ERP.

Figure16-3 menunjukkan bahwa entri jurnal individu yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam file voucher jurnal. File voucher jurnal berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum dalam sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun didebit dan dikreditkan, dan jumlahnya.

Ancaman dan Pengendalian

Table16-1 menunjukkan bahwa dua ancaman terkait pada tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak sah untuk memperbarui buku besar.

Figure16-4

Entri jurnal yang dibuat oleh bendahara, bagaimanapun, adalah entri data asli. Oleh karena itu, jenis-jenis masukan berikut dan kontrol pemrosesan diperlukan untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1. Pemeriksaan validitas untuk memastikan bahwa akun buku besar umum ada untuk setiap nomor akun yang direferensikan dalam entri jurnal.
2. Bidang (format) memeriksa untuk memastikan bahwa bidang jumlah dalam entri jurnal hanya berisi data numerik.
3. Cek nol-saldo untuk memverifikasi bahwa total debit kredit total yang sama dalam entri jurnal.
4. Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua data yang bersangkutan dimasukkan, terutama sumber dari entri jurnal.
5. Nomor akun verifikasi pencocokan loop tertutup dengan uraian akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar umum yang benar sedang diakses.
6. Pemeriksaan tanda rekening buku besar umum, setelah pembaruan selesai, untuk memverifikasi bahwa saldo adalah sifat yang tepat (debit atau kredit).
7. Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher jurnal. (Komputer menghitung saldo baru dari akun buku besar umum, berdasarkan saldo awal dan total debit dan kredit yang diterapkan ke akun itu, lalu membandingkannya dengan saldo akun aktual dalam buku besar umum yang diperbarui. Setiap perbedaan menunjukkan kesalahan pemrosesan yang harus diselidiki).

REKONSILIASI DAN LAPORAN PENGENDALIAN     Neraca saldo adalah laporan yang mendaftar saldo-saldo untuk semua akun buku besar umum (lihat Figure16-5). Petugas pertama akan membuat entri jurnal berikut:

   Unbilled shipments        xxx

        Inventory                                  xxx

Petugas kedua akan membuat entri jurnal:

   Accounts receivable       xxx

        Unbilled shipments                  xxx

Figure16-5

Figure16-6 adalah satu contoh dari banyaknya laporan pengendalian yang sistem ERP sediakan untuk membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam proses memperbarui buku besar umum.

JEJAK AUDIT      Jejak audit adalah jalur yang dapat dilacak yang menunjukkan bagaimana suatu transaksi mengalir melalui sistem informasi untuk mempengaruhi saldo akun buku besar umum.

Figure16-6

MEMPOSTING JURNAL PENYESUAIAN

Proses

Jurnal penyesuaian berasal dari kantor pengontrol, setelah neraca saldo awal telah disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi menjadi 5 kategori dasar:

• Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan peristiwa yang telah terjadi tetapi uang tunai belum diterima atau dicairkan.

Figure16-7

• Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran uang tunai sebelum kinerja acara terkait.
• Perkiraan adalah entri yang mencerminkan sebagian dari biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi.
• Revolusi adalah entri yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan antara nilai aktual dan tercatat aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
• Koreksi adalah entri yang dibuat untuk menangkal efek kesalahan yang ditemukan dalam buku besar umum.

Ancaman dan Pengendalian

Pengendalian akses yang kuat mengurangi risiko entri penyesuaian yang tidak sah.

MEMPERSIAPKAN LAPORAN KEUANGAN

Proses

Kebanyakan perusahaan " tutup buku" untuk menghasilkan laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan. 

XBRL PROSES DAN TERMINOLOGI      Figure16-10 memberikan pandangan tingkat tinggi tentang langkah-langkah dasar dalam menyiapkan dan mengirim laporan XBRL. File XBRL yang berisi data yang diberi tag yang dikirimkan ke pengguna disebut dokumen instan. Dokumen instan berisi fakta tentang item baris laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi kontekstualnya seperti unit pengukuran (dolar, euro, yuan, dll.) Dan apakah nilainya untuk titik waktu tertentu (misalnya, neraca item) atau periode waktu (misalnya, item laporan laba rugi). Setiap data spesifik dalam dokumen XBRL disebut elemen.

Figure16-8

Dokumen instan dibuat dengan mengaplikasikan taksonomi ke sekumpulan data. Taksonomi adalah sekumpulan file yang mendifinisikan berbagai elemen dan hubungan di antara mereka. Satu bagian dalam taksonomi disebut skema, yang adalah file yang berisi definisi dari setiap elemen yang dapat ditampilkan dalam dokumen instan. Berikut ini beberapa atribut dasar yang digunakan untuk menentukan setiap elemen:

• Nama pengidentifikasi unik yang digunakan oleh perangkat lunak.
• Deskripsi yang dapat digunakan untuk menafsirkan elemen dengan benar.

Figure16-9

• Tipe data elemen (satuan moneter, teks, tanggal, dll).
• Jenis keseimbangan normal unsur (debit atau kredit).
• Jenis periode unsur (satu titik waktu, yang disebut instan, atau periode waktu, disebut durasi).

Figure16-10

Taksonomi juga termasuk sekumpulan file yang disebut linkbases, yang menentukan hubungan antar elemen. Linkbases penting termasuk berikut ini:

• Linkbase Referensi mengidentifikasi pernyataan otoritatif yang relevan (misalnya, A.S.-GAAP, IFRS) untuk elemen itu.
• Linkbase Perhitungan menentukan cara menggabungkan elemen (mis., Bahwa "Aset Lancar" sama dengan jumlah Kas, Piutang Usaha, dan Persediaan).
• Linkbase Definisi menunjukkan hubungan hierarkis di antara elemen (mis., Bahwa "Aset Lancar" adalah bagian dari "Aset").
• Linkbase Presentasi menjelaskan cara mengelompokkan elemen (mis., Aset, Kewajiban, dan Ekuitas).
• Linkbase Label mengkaitkan label yang dapat dibaca manusia dengan elemen.

Style Sheet, memberikan petunjuk tentang cara menampilkan konten dokumen instan dengan tepat, baik di layar komputer atau dalam laporan printer.

MENGHASILKAN LAPORAN MANAJERIAL

PERTANGGUNGJAWABAN AKUNTANSI DAN ANGGARAN FLEKSIBEL

Pertanggungjawaban akuntansi dilakukan dengan menghasilkan serangkaian laporan berkorelasi yang memecah kinerja keseluruhan organisasi oleh sub-unit khusus yang paling dapat secara langsung mengendalikan aktivitas tersebut, seperti ditunjukkan pada Figure16-11.

Figure16-11

Anggaran fleksibel, di mana jumlah yang dianggarkan bervariasi dalam kaitannya dengan beberapa ukuran aktivitas organisasi, meringankan masalah tersebut.

Table16-2

KARTU SKOR SEIMBANG adalah laporan yang menyediakan perspektif multidimensi dari performa perusahaan.

PRINSIP-PRINSIP DESAIN GRAPH PROPER      Figure16-12 mengilustrasikan prinsip dari desain grafik yang bagus:

• Gunakan judul yang merangkum pesan dasar.
• Sertakan nilai-nilai data dengan setiap elemen untuk memfasilitasi perhitungan dan analisis mental.

Figure16-12

Figure16-13

• Gunakan 2D, daripada 3D, bar karena itu mempermudah untuk menilai secara akurat besarnya perubahan dan tren.

Figure16-14