CH13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN KAS

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

19 NOVEMBER 2018

CHAPTER 13

SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN KAS

PENDAHULUAN

Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi yang terkait dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Figure13-1).

Chapter ini akan berofkus pada perolehan barang mentah, barang jadi, persedian, dan jasa.

Figure13-1

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan inventaris, persediaan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Untuk menyelesaikan tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan dibawah ini:

• Berapa tingkat inventaris dan persediaan yang optimal untuk dibawa?
• Manakah pemasok yang menyediakan kualitas yang terbaik dan jasa pada harga yang terbaik?
• Bagaimana organisasi mengonsolidasi pembelian antar unit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dari fungsi logistik masuk?
• Bagaimana organisasi dapat mempertahankan uang tunai yang cukup untuk memanfaatkan penawaran diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran kepada vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut memandu bagaimana organisasi melakukan empat kegiatan siklus pengeluaran dasar yang digambarkan pada Figure13-2:

1. Memesan bahan, persediaan, dan jasa
2. Menerima bahan, persediaan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pencairan tunai

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Seperti yang ditunjukkan Table13-1, kegiatan dalam siklus pengeluaran adalah bayangan cermin dari kegiatan dasar yang dilakukan dalam siklus pendapatan.

Figure13-2

Table13-1

Proses

Figure13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item itu.

Figure13-3

Ancaman dan Pengendalian

Table13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi ancaman data master yang tidak akurat atau tidak valid adalah dengan menggunakan kontrol integritas pemrosesan data yang dijelaskan dalam chapter 10.

MEMESAN BAHAN, PERSEDIAAN, DAN JASA

Idenifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak untuk Pembelian

Proses     Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup sehingga produksi dapat terus berlangsung tanpa interupsi bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut pendekatan economic order quantity (EOQ) karena didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah pemesanan, membawa, dan biaya kehabisan stok. 

Figure13-4 menunjukkan layar entri data permintaan beli khas yang digunakan dalam sistem ERP. Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Figure13-4

Ancaman dan Pengendalian     Penggunaan teknologi informasi untuk menggunakan teknologi informasi untuk menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dapat meningkatkan akurasi catatan persediaan perpetual.

Memilih Pemasok

Ketika kebutuhan untuk pembelian telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.

Proses     Keputusan operasi yang paling krusial dalam aktivitas pembelian adalah memilih pemasok untuk barang persediaan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:

• Harga
• Kualitas barang
• Ketergantungan dalam pengiriman

A purchase order (Figure13-5) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan. Ini juga janji untuk membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian termasuk nama pemasok dan agen pemebelian, pesanan dan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, dan infromasi tentang barang yagn dipesan.

A blanket purchase order adalah komitmen untuk membeli barang tertentu dengan harga yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu tahun.

Figure13-5

Program vendor-managed inventory pada dasarnya mengalihdayakan sebagian besar kontrol inventaris dan fungsi pembelian: Pemasok diberikan akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi wewenang untuk secara otomatis mengisi inventaris ketika stok jatuh ke poin pemesanan ulang yang telah ditentukan.

Ancaman dan Pengendalian     Table13-2 menunjukkan bahwa kickbacks, yang merupakan hadiah dari pemasok kepada agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan pemasok mereka, adalah ancaman lain.

PENERIMAAN

Proses

Laporan penerimaan dokumen rincian tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal yang diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian (Figure13-6). 

Figure13-6

Memo debit mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirim ke pemasok, yang kemudian membuat dan mengembalikan memo kredit sebagai pengakuan.

Ancaman dan Pengendalian

Pencurian persediaan adalah ancaman. Beberapa prosedur pengendalian yang dapat digunakan untuk menjaga agar barang persediaan tidak hilang. Pertama, persediaan harus diletakkan di tempat yang aman dengan akses terbatas. Kedua, semua pengalihan persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan. Ketiga, penting untuk secara berkala menghitung persediaan di tangan dan untuk merekonsiliasi jumlah tersebut dengan catatan inventaris.

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Proses

Ketika faktur pemasok diterima, departemen utang dagang bertanggung jawab untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian yang sesuai dan menerima laporan. Kombinasi dari faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang disebut paket voucher. Figure13-7 menunjukkan contoh layar entri data untuk menyetujui faktur pemasok. Setelah pemberi persetujuan memverifikasi bahwa perusahaan menerima apa yang telah dipesan, faktur disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, yang disebut sebagai nonvoucher atau sistem kupon. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi pendukung) diposting ke catatan pemasok individu dalam file utang dagang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher pencairan juga dibuat ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayarkan setelah dikurangi diskon dan tunjangan apa pun yang berlaku.

Figure13-7

Pilihan lainnya adalah menghilangkan faktur vendor. Lagi pula, untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan tahu harga barang dan jasa pada saat mereka dipesan. Dengan demikian, segera setelah penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan untuk membayar pemasok sudah diketahui. The "invoiceless" pendekatan disebut evaluated receipt settlement (ERS). ERS menggantikan proses pencocokan tiga arah tradisional (faktur vendor, menerima laporan, dan pesanan pembelian) dengan kecocokan dua arah dari pesanan pembelian dan menerima laporan (Figure13-8).

Figure13-8

A procurement card adalah kartu kredit perusahaan yang hanya dapat digunakan oleh karyawan di pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu.

Ancaman dan Pengendalian

Lihat Table13-2.

PENCAIRAN TUNAI

Proses

Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini memisahkan fungsi tahanan, dilakukan oleh kasir, dari otorisasi dan fungsi perekaman, dilakukan oleh departemen pembelian dan utang dagang, masing-masing. Pembayaran dilakukan ketika utang dagang dibayarkan kepada kasir paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas (threat 23). Anggaran arus kas (lihat Chapter 12) adalah kendali terbaik untuk mengurangi ancaman ini.

CH12 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN HINGGA PENGUMPULAN KAS

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

12 NOVEMBER 2018

CHAPTER 12

SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN HINGGA PENGUMPULAN KAS

STRUKTUR ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN

Figure 12-1


Pertanyaan yang sering muncul:

1. Bagaimana perusahaan dapat meningkatkan layanan? Informasi apa yang dibutuhkan marketing untuk membuat layanan lebih baik?
2. Bagaimana perusahaan dapat mengidentifikasi keuntungan konsumen dan pasar terbanyak?
3. Bagaimana perusahaan dapat mengimprovisasi dalam memonitor kredit? Bagaimana bisa perubahan ketentuan kredit berdampak pada penjualan dan utang tak tertagih?
4. Bagaimana perusahaan mengimprovisasi prosedur pengumpulan kas?

PENDAHULUAN

Siklus pendapatan adalah siklus yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa termasuk pengolahan barang dan jasa dalam suatu perusahaan.

Tujuan utama siklus pendapatan untuk menyediakan produk yang tepat pada tempat yang tepat di waktu yang tepat untuk harga yang tepat. Untuk menyelesaikan hal itu, manajemen harus membuat kunci keputusan dibawah ini:

• Sejauh mana dapat dan seharusnya produk disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
• Berapa banyak persediaan harus dibawa, dan dimana harus persediaan harus disimpan?

Figure12-2

• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihkannya ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam logistik?
• Berapa harga optimalnya untuk setiap barang atau jasa?
• Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika begitu, apa ketentuan kredit yang harus ditawarkan? Berapa banyak kredit yang harus diperpanjang ke setiap pelanggan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat di proses untuk memaksimalisasi pengeluaran kas?

Jawaban untuk pertanyaan tersebut memandu bagaimana perusahaan melakukan 4 aktivitas siklus penerimaan dasar digambarkan dengan gambar di bawah ini:

1. Pencatatan perintah penjualan
2. Pencatatan pengiriman
3. Pencatatan penagihan
4. Pencatatan penerimaan kas

Figure12-3

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Proses

Proses sistem penjualan online menerima pesanan pelanggan lewat internet dari berbagai website cabang.

Figure12-4

Ancaman dan Pengendalian
Figure12-4 menunjukkan bahwa semua aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi tentang pelanggan, persediaan, dan harga.
Tabel2-1 menunjukkan, satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau master data yang tidak valid adalah menggunakan berbagai kontrol integritas pengendalian yang didiskusikan di Chapter 10 untuk meminimalisasi resiko kesalahan dalam memasukkan data.

Tabel12-1

Entri Pesananan Penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan nota pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan, yang melapor ke wakil presiden marketing (lihat Figure12-1).
Figure12-5 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan memerlukan 3 tahap:

1. Mengambil pesanan pelanggan
2. Mengecek dan menyetujui kredit pelanggan
3. Mengecek persediaan yang tersedia

Figure12-5

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Dulu, perusahaan menggunakan dokumen kertas; sekarang, seperti yang Figure12-6 tunjukkan, dokumen biasanya formulir elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer.

Proses     Dulu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. EDI (Electronic Data Interchange) untuk memasukkan data secara elektronik ke dalam format yang sesuai dengan sistem pesanan penjualan perusahaan.

Figure12-6

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN     Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian entri data untuk mengurangi ancaman ini (dapat dilihat di Tabel12-1). Sistem ERP juga harus dikonfigurasi untuk melakukan uji kewajaran untuk membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor item dan riwayat penjualan sebelumnya.

PERSETUJUAN KREDIT 
Kebanyakan bisnis-ke-bisnis penjualannya berasal dari kredit. Kredit limit adalah maksimum saldo akun yang diizinkan yang manajemen inginkan untuk diizinkan kepada pelanggan berdasarkan kredit pelanggan pada masa lalu dan kemampuan pelanggan untuk membayar.

Figure12-7

Figure12-8

PENGECEKAN PERSEDIAAN YANG TERSEDIA 
Proses     Figure12-9 menunjukkan contoh dari tipe informasi yang tersedia untuk pekerja pesanan penjualan: kuantitas di tangan, kuantitas yang sudah dipesan pelanggan lain, dan kuantitas yagn tersedia. 

Figure12-9

Ancaman dan Pengendalian     Catatan persedian akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan persediaan dan persediaan berlebih. 

MENANGGAPI PERTANYAAN PELANGGAN
Disamping memproses pesanan pelanggan, seperti yang ditunjukkan oleh Figure12-5, proses entri pesanan penjualan juga termasuk menanggapi pertanyaan pelanggan.

Figure12-10

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak khusus, yagn disebut Customer Relationship Management (CRM) systems, untuk mendukung proses vital. Sistem CRM membantu mengatur informasi rinci tentang pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal.

PENGIRIMAN

MEMILIH DAN MENGEMAS PESANAN

Proses     Radio-frequency identification (RFID) meningkatkan efisiensi dan akurasi pelacakan pergerakan persediaan.

Figure12-11

Ancaman dan Pengendalian     Ancaman yang ada pada pengiriman adalah pencurian persediaan. Kerugian dari pencurian bisa sangat besar, dan pelaku bisa dari luar ataupun karyawan. Selain kehilangan aset, pencurian juga membuat catatan persedian menjadi tidak akurat, yang mana dapat menimbulkan masalah dalam pemenuhan pesanan pelanggan.

PENGIRIMAN PESANAN
Proses     Departemen pengiriman harus membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan pada tiket pengambilan dan dengan jumlah yang ditunjukkan pada pesanan penjualan. Slip pengemasan (lihat Figure12-12) daftar kuantitas dan deskripsi tiap barang termasuk pengiriman. Bill of lading adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam perjalanan.

Figure12-12

Figure12-13     Bill of Lading

Ancaman dan Pengendalian     Sistem RFID dapat menyediakan informasi yang tepat waktu pada status pengiriman dan dengan demikian memberikan informasi tambahan tentang kemungkinan penundaan.

Mengirim barang yang salah atau kuantitas barang dan mengirim ke lokasi yang salah dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, menyebabkan kehilangan penjualan di masa yang akan datang. Kesalahan pengiriman mungkin juga menyebabkan kehilangan aset jika pelanggan tidak mau membayar barang yang dikirim secara keliru.

PENAGIHAN

FAKTUR

Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk pengiriman barang sangat penting. Aktivitas pembuatan faktur hanyalah kegiatan pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan merangkum informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.

Figure12-14

Proses     Dokumen paling dasar dibuat dalam penagihan adalah faktur penjualan (Figure12-15), yang mana memberi tahu pelanggan jumlah yang harus dibayar dan dimana mengirim pembayaran.

Figure12-15     Faktur Penjualan

Ancaman dan Pengendalian     Kesalahan penagihan, seperti kesalahan harga dan penagihan kepada pelanggan untuk item yang tidak dikirimkan atau pada urutan belakang, mewakili ancaman potensial lainnya. 

MEMELIHARA PIUTANG DAGANG

Proses      Dua cara dasar untuk memelihara piutang dagang yaitu faktur terbuka dan metode keseimbangan maju. Metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar berdasarkan tiap faktur. Metode keseimbangan maju, pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ada di laporan bulananm daripada faktur individual. Laporan bulanan mendaftar semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama beberapa bulan belakangan dan menginformasikan pelanggan tentang saldo terakhir mereka (Figure12-16).

Figure12-16     Laporan Bulanan

Manager kredit dapat mengeluarkan memo kredit setelah mendapat pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa barang yang dipesan oleh pelanggan dikembalikan (penjualan barang harus secara kredit) (Figure12-17).

Figure12-17     Memo Kredit

Ancaman dan Pengendalian     Kesalahan dalam memelihara akun pelanggan dapat menyebabkan kehilangan penjualan masa yang akan datang dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan pencurian kas.


PENGUMPULAN KAS
PROSES
Karena kas dan cek pelanggan mudah dicuri, maka penting untuk mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi resiko pencurian.
Peti uang daoat digunakan sebagai cara untuk mempercepat proses pembayaran oleh pelanggan. Peti uang adalah alamat pos di mana pelanggan mengirim kiriman uang mereka.
Electronic funds transfer (EFT), pelanggan mengirim kiriman uang mereka secara elektronik ke rekening perusahaan dan dengan demikian mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran dalam sistem surat.
Financial electronic data interchange (FEDI) memecahkan permasalahan ini dengan mengintegrasikan pertukaran dana (TDE) dengan pertukaran data remitansi (EDI), pelanggan mengirim data pengiriman uang dan instruksi pengiriman uang bersamaan.

Figure12-18     EFT dan FEDI

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tujuan utama dari fungsi pengumpulan kas adalah untuk menjaga kiriman pelanggan. Proses pengendalian khusus harus dimanfaatkan karena kas sangat mudah untuk dicuri. Pemisahan tugas adalah proses pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi resiko adanya pencurian. Karyawan yang memiliki akses fisik ke kas tidak harus memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi setiap transaksi yang melibatkan penerimaannya. Khususnya, pasangan tugas berikut harus dipisahkan:

1. Memegang uang atau cek dan mencatat kiriman ke akun pelanggan
2. Memegang uang atau cek dan otorisasi memo kredit
3. Memegang uang atau cek dan rekonsiliasi laporan bank

Proses pengendalian yang paling baik adalah untuk mengurangi resiko dari kekurangan uang tunai yang tak terduga adalah dengan menggunakan batasan kas keluar (Figure12-19), yang mana menyediakan estimasi dari arus kas masuk (koleksi yang diproyeksikan dari penjualan) dan arus kas keluar (utang yang belum diselesaikan).

Figure12-19     Batasan Kas Keluar