CH10 PENGENDALIAN INTEGRITAS PEMROSESAN DAN KETERSEDIAAN

SISTEM EKONOMI AKUNTANSI

15  OKTOBER 2018

CHAPTER 10

PENGENDALIAN INTEGRITAS PEMROSESAN DAN KETERSEDIAAN

Dua bentuk utama desain pengendalian yang penting melibatkan dokumen sumber sebelum penomoran (prenumbering) secara berurutan dan menggunakan dokumen turnaround.

1. Seluruh dokumen sumber harus dinomori sebelumnya secara berurutan. Prenumbering tersebut meningkatkan pengendalian dengan memperbolehkannya untuk merverifikasi bahwa tidak ada dokumen yang hilang.
2. Sebuah dokumen turnaround (turnaround document) adalah catatan atas data perusahaan yang dikirimkan ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan oleh pihak eksternal tersebut untuk selanjutnya di input ke sistem.

Pembatalan dan penyimpanan dokumen sumber. Dokumen-dokumen sumber yang telah dimasukkan ke dalam sistem harus dibatalkan sehingga mereka tidak dapat dengan sengaja atau tidak jujur dimasukkan ulang ke dalam sistem. Dokumen kertas harus ditandai. Dokumen elektronik dengan cara yang sama dapat "dibatalkan" dengan mengatur sebuah field tanda untuk mengindikasikan bahwa dokumen tersebut telah diproses.

Pengendalian entri data. Dokumen-dokumen sumber harus dipindai untuk kewajaran dan kebenaran sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Meskipun dekimian, pengendalian manual ini harus dilengkapi dengan pengendalian entri data otomatis, seperti berikut ini.

• Pengecekan field (field check)
• Pengecekan tanda (sign check)
• Pengecekan batas (limit check)
• Pengecekan jangkauan (range check)
• Pengecekan ukuran (size check)
• Pengecekan (atau pengujian) kelengkapan (completeness check/test)
• Pengecekan validitas (validity check)
• Tes kewajaran (reasonableness test)
• Nomor ID resmi

Pengendalian tambahan entri data pemrosesan batch 

• Pemrosesan batch bekerja lebih efisien jika transaksi-transaksi disortir, sehingga rekening-rekening yang terkena dampak berada dalam urutan yang sama dengan catatan di dalam file induk.
• Sebuah log kesalahan yang mengidentifikasi kesalahan input data (tanggal, penyebab, masalah) memudahkan pemeriksaan tepat waktu dan pengumpulan ulang atas transaksi yang tidak dapat diproses.
• Total batch (batch total) merangkum nilai-nilai numerik bagi sebuah batch atas catatan input. Berikut ini adalah tiga total batch yang sering digunakan:
• Total finansial (financial total) menjumlahkan sebuah field yang berisi nilai-nilai moneter
• Total hash (hash total) menjumlahkan sebuah field numerik non-finansial
• Jumlah catatan (record count) adalah banyaknya catatan dalam sebuah batch.

Pengendalian tambahan entri data online

• Prompting, di mana sistem meminta tiap-tiap item data input dan menunggu respons yang dapat diterima, memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan telah dimasukkan (dengan kata lain, prompting adalah sebuah pengecekan kelengkapan secara online)
• Verifikasi closed-loop (closed-loop verification) mengecek ketepatan dari data input dengan menggunakannya untuk mengambil dan menampilkan informasi terkait lainnya
• Sebuah log transaksi menyertakan sebuah catatan mendetail dari seluruh transaksi, termasuk pengidentifikasian transaksi khusus, tanggal dan waktu entri, serta siapa yang memasukkan transaksi.

Pengendalian pemrosesan yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut.

• Pencocokan data
• Label file
• Perhitungan ulang total batch
• Pengujian saldo cross-footing dan saldo nol
• Mekanisme write-protection
• Pengendalian pembaruan secara bersamaan

Pengendalian output yang penting meliputi:

• Pemeriksaan pengguna terhadap output
• Prosedur rekonsiliasi
• Rekonsiliasi data eksternal
• Pengendalian transmisi data

Contoh Ilustratif: Pemrosesan Penjualan Kredit

Pengendalian Integritas Batch Processing

• Mempersiapkan batch total
• Mengirimkan transaksi ke departemen operasi komputer untuk diproses
• Memasukkan data transaksi ke dalam sistem

• Mengurutkan dan mengedit file transaksi
• Memperbarui master file

• Mempersiapkan dan mendistribusikan output
• Komentar pengguna

Pengendalian Integritas proses online

Pengendalian data entri online

• Ketika pegawai mengakses sistem online, pengendalian akses logis menerima idenitas dari entri data perangkat (komputer pribadi, terminal) dan kebenaran user ID number pengguna dan password

• Uji kompatibilitas memastikan bahwa karyawan diberi wewenang untuk melakukan tugas itu
• Sistem secara otomatis menetapkan transaksi nomor pesanan penjualan sekuensial berikutnya dan tanggal saat ini sebagai tanggal faktur
• Sistem meminta semua input yang diperlukan (tes kelengkapan). Setelah setiap prompt, sistem menunggu respons
• Setiap tanggapan diuji menggunakan satu atau lebih dari contol berikut: pemeriksaan validitas (pelanggan yang valid dan nomor inventaris), pemeriksaan lapangan dan tanda (hanya positie, karakter numerik dalam kuantitas, tanggal, dan bidang harga), dan pemeriksaan Iimit atau rentang ( tanggal pengiriman versus tanggal sekarang)
• Ketika nomor pelanggan dimasukkan, sistem mengambil nama pelanggan korespondensi dari database dan menampilkannya di layar (verifikasi loop tertutup). Operator secara visual memeriksa nama pelanggan. Jika cocok dengan nama pada dokumen pesanan penjualan, operator memberi sinyal kepada sistem untuk melanjutkan transaksi. Jika tidak, operator akan mengecek nomor pelanggan dan memasukkan nilai yang benar.
• Ketika nomor barang inventaris dimasukkan, sistem dan operator melalui prosedur yang sama seperti yang mereka lakukan dengan nomor pelanggan

Kontrol Pemrosesan Online

• Pemeriksaan validitas pada pelanggan dan nomor barang inventaris
• Tanda centang pada saldo persediaan-di-tangan (setelah dikurangi jumlah yang terjual)
• Batasi cek yang membandingkan jumlah total pelanggan masing-masing karena dengan batas kredit
• Pemeriksaan jarak pada harga jual setiap barang yang dijual relatif terhadap kisaran harga yang diizinkan untuk barang tersebut
• Uji kewajaran jumlah yang dijual dari setiap item relatif terhadap jumlah penjualan normal untuk pelanggan itu dan barang itu

Kontrol Output Online

• Dokumen tagihan dan pengiriman diteruskan secara elektronik hanya kepada pengguna yang sudah diotorisasi sebelumnya
• Pengguna di departemen pengiriman dan penagihan melakukan peninjauan dokumen secara terbatas dengan memeriksa secara visual mereka untuk data yang tidak lengkap atau kesalahan lainnya yang jelas
• Laporan kontrol dikirim secara otomatis ke penerima yang dituju, atau penerima dapat menanyakan sistem untuk laporan. Jika mereka meminta sistem, kontrol akses logis mengkonfirmasi identitas perangkat yang membuat kueri dan validitas nomor dan kata sandi ID pengguna

Backup penuh (full backup) adalah sebuah salinan tepat dari keseluruhan sebuah database.